Pilotage et suivi d’exécution

Les difficultés sur le terrain

Un planning peut être à jour alors qu’une entreprise travaille encore avec un ancien plan ou ignore que son accès a changé. Sur le chantier, les informations doivent parvenir aux personnes qui en ont besoin à temps pour préparer leur intervention.

• Les décisions restent dans le compte rendu. Une décision est prise en réunion, mais elle n’est pas relayée au chef de chantier ou à l’entreprise concernée. Sur le terrain, le travail se poursuit comme prévu la veille.
• Un imprévu bouscule plusieurs interventions. Une découverte technique ou des intempéries interrompent un lot. Les équipes qui devaient intervenir ensuite doivent savoir ce qui est décalé et sur quelles zones elles peuvent encore avancer.
• Les équipes sont dispersées sur plusieurs zones. Plusieurs secteurs avancent en parallèle, alors qu’une zone doit être terminée pour permettre au lot suivant de démarrer.
• La consigne n’arrive pas jusqu’aux équipes. Le conducteur de travaux a reçu l’information, mais le chef d’équipe ou les compagnons ne savent pas toujours ce qui change dans leur intervention.
• Un ancien plan papier reste en circulation. Un plan modifié a été diffusé, mais une équipe utilise encore le tirage précédent. Si la modification ne lui est pas signalée, elle peut continuer à travailler sur une version dépassée.
• Un lot se retrouve bloqué par un autre. Une absence, une livraison décalée ou un visa en attente est connu par un intervenant, mais l’information n’arrive pas à temps au lot qui devait intervenir ensuite.

Notre appui à la maîtrise d’œuvre

Dans le cadre de la mission confiée par la maîtrise d’œuvre, nous travaillons avec les entreprises sur les difficultés qui touchent le chantier. Lorsqu’une entreprise rencontre un blocage, nous pouvons l’aider à examiner les solutions possibles avec les autres lots concernés. Nous partageons les options avec la maîtrise d’œuvre pour qu’elles soient examinées dans le circuit de décision du chantier.

Notre objectif est de fédérer les différents corps d’état autour d’un but commun et de faire avancer le chantier dans un esprit constructif et partenarial.

• Construire et ajuster le planning avec les entreprises. Nous préparons ensemble l’enchaînement des travaux. En cas d’aléa, nous examinons avec les lots concernés quelles interventions peuvent avancer, lesquelles doivent être décalées et dans quel ordre elles peuvent reprendre. Nous présentons les ajustements proposés aux interlocuteurs concernés pour limiter l’effet sur le délai.
• Concentrer le suivi sur les zones prioritaires. Avec les conducteurs de travaux et les chefs de chantier, nous repérons les zones qui conditionnent la suite des travaux et échangeons sur les moyens prévus par les entreprises.
• Faire circuler les décisions et les modifications. Un point court, un tableau par zone ou un compte rendu synthétique aide à transmettre ce qui change, à qui et pour quand. Pour les plans, nous facilitons la diffusion des modifications auprès des équipes concernées.
• Clarifier les interfaces entre lots. Dès la préparation, nous précisons avec les intervenants ce que chaque entreprise attend des autres, par exemple un accès, un document ou la fin d’une intervention. Un tableau d’interfaces peut servir de support.
• Organiser les échanges selon le rythme du chantier. Nous convenons des points de suivi et des modalités de contact avec l’équipe, y compris quand des interventions sont prévues en soirée ou le week-end.

L’IA comme assistance technique

GCPilote utilise l’IA comme un outil d’assistance technique, selon les règles de l’opération. Elle aide à rapprocher les informations de la GED, des comptes rendus et des tableaux de suivi, ainsi qu’à préparer les synthèses et les relances.

L’équipe de GCPilote reste au cœur des décisions. Elle vérifie les informations dans les documents de référence, apprécie la situation sur le terrain et décide des suites qui relèvent de sa mission. Les arbitrages sont soumis aux personnes habilitées à les rendre.

• Préparer une synthèse. L’IA aide à extraire les décisions, les actions en attente et les dates utiles pour préparer un point avec les entreprises ou la maîtrise d’œuvre.
• Repérer un écart à vérifier. Elle peut signaler un visa en attente, un plan annoncé qui n’a pas été transmis ou une date de livraison qui mérite d’être rapprochée du planning.
• Préparer une relance. Elle peut proposer un message avec la référence du document, la réponse attendue et l’échéance. Le contenu est vérifié avant transmission.
• Programmer les rappels. Le tableau de suivi peut être configuré avec une échéance, un destinataire et une règle de rappel. Une relance peut être prévue avant l’échéance, puis après si le point reste ouvert. Les rappels s’arrêtent quand la réponse est enregistrée et sont ajustés si la date change.

Points suivis selon la mission

• Enchaînements des travaux, jalons et priorités par zone
• Aléas, interfaces entre lots et solutions examinées avec les entreprises
• Réunions de coordination, décisions et actions en attente
• Visas, diffusion des modifications de plans, choix de matériaux et commandes critiques