1. Ordres de service et pouvoirs
Identifier l’auteur de l’instruction, le signataire habilité, le destinataire et la date de notification. Relier l’ordre à la tâche concernée et distinguer une observation technique d’une décision qui modifie le marché.
2. Travaux supplémentaires et modifications
Décrire le besoin, la solution, le prix proposé et ses effets possibles sur les études, achats et délais. Suivre séparément la demande, la décision, l’exécution et la valorisation.
3. Situations et suivi budgétaire
Rapprocher les quantités ou jalons réalisés des prix du marché. Pour piloter, compléter la situation par les engagements, le reste à faire et une prévision à terminaison.
4. Réclamations
Conserver une chronologie des faits, les pièces, les conséquences mesurées et les réponses. Une alerte en réunion et une réclamation formelle sont deux démarches à distinguer selon le contrat.
5. Décompte général et clôture
Préparer les éléments de solde dès la réception : prestations de base, modifications, prix révisables, réserves et désaccords éventuels. Vérifier les délais et les formes du marché avant toute réponse.
Relier les sujets
Une modification demandée peut produire un OS, changer la prévision à terminaison, affecter un jalon, apparaître dans la situation et rester à traiter au décompte. Un registre commun permet de suivre cette chaîne sans confondre les actes.
Pour le suivi des réponses et de leurs effets sur le calendrier, voir la fiche sur les points bloquants. Pour organiser les supports côté entreprise, voir la méthode de gestion de chantier.
Ce dossier est un repère de méthode. Les règles diffèrent selon marché public ou privé et selon les pièces contractuelles applicables.